TIETOSUOJASELOSTE ASIAKASREKISTERISTÄ
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
Laatimispäivä 13.5.2022

  1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kiteen ev.lut. seurakunta

Olkontie 4

82500 Kitee

Yhteyshenkilö

Rauni Pennanen
talouspäällikkö
Kiteen ev.lut seurakunta
Olkontie 4
82500 Kitee
puh. 045 609 7339

rauni.pennanen@evl.fi

  1. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Asiakasrekisterin kautta hallinnoidaan seurakuntien ja muiden toimintayksiköiden tila-, henkilö ja tilaisuusvarauksia, diakoniatyön asiakkuuksia sekä retkien, leirien, rippikoulujen ja eri tapahtumien ilmoittautumisia ja osallistujatietoja.

Rekisteriin tallennetaan tilaisuuden kannalta tarpeelliset osallistuja- ja laskutustiedot sekä muut toiminnassa tarvittavat asiakastiedot. Lisäksi rekisteriä hyödynnetään seurakuntien toiminnassa ja hallinnossa muodostamalla luottamushenkilöistä, vapaaehtoistyöntekijöistä tai tiettyyn toimintaan osallistujista luetteloita yhteydenpitoa varten.

Kirkollisista toimituksista ilmoitetaan jumalanpalveluksessa ja paikallislehdessä.

  1. Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679)

  • 6 artikla 1a: rekisterin suostumus
  • 6 artikla 1c: lakisääteinen velvoitteen noudattaminen
  • 6 artikla 1f: rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • 9 artikla 2d: käsittely suoritetaan poliittisen, filosofisen, uskonnollisen tai ammattiliittotoimintaa liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä.

  1. Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?
  • nimet, henkilötunnus
  • yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • alaikäiseltä: em. tiedot huoltajasta ja maksajasta
  • seurakunta
  • tiedot kirkollisesta toimituksesta: kastettujen, avioliittoon vihittävien/vihittyjen nimet
  • leirille tai retkelle osallistuvilta: erityisruokavaliot, toiminnassa huomioitavat terveyteen liittyvät tiedot, lupa käyttää henkilöstä otettuja kuvia seurakunnan tiedotuksessa sekä lähiomaisen nimi ja puhelinnumero
  • rippikoululaisista: kastetta, rippikoulua ja konfirmaatiota koskevat tiedot sekä koulu ja luokka
  • eri työalat: vapaaehtoisten nimet, osoite ja puhelinnumero
  • diakoniatyössä ja erityisnuorisotyössä: asiakkaan terveyteen, perhesuhteisiin, elämäntilanteeseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyviä tietoja, tiedot taloudellisesta avustamisesta
  • laskutustiedot

  1. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Pääsääntöisesti tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muulta lähiomaiselta. Tiedot tallennetaan rekisteriin joko seurakunnan työntekijöiden toimesta tai sähköisen ilmoittautumisen kautta.

Kirkon jäsenten tietoja saadaan myös valtakunnallisesta jäsentietojärjestelmästä, Kirjurista, henkilötunnuksen perusteella. Lisäksi Kirjurista on mahdollista hakea Kiteen seurakunnan rippikouluikäisten ikäluokkien tiedot rippikoulutoimintaa varten.

Kirkollisia toimituksia, rippikoulua, luottamustehtäviä ja myönnettyjä avustuksia koskevia tietoja kertyy järjestelmään seurakuntien omassa toiminnassa.

  1. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin pitkään kuin henkilöt osallistuvat seurakuntien ja muiden toimintayksiköiden toimintaan tai ovat diakoniatyön asiakkaita. Lainsäädäntöön pohjautuvat, asiakasrekisterin pitäjää velvoittavat säilytysajat huomioidaan tietojen säilytyksessä.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä säännöllisesti.

  1. Minne tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Kiteen seurakunnalla on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot.

Diakoniatyön asiakastietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaan antaman valtakirjan perusteella.

Jumalanpalveluksissa ja paikallislehdissä ilmoitetaan kastetun, avioliittoon aikovien ja avioliittoon vihittyjen nimet.

Muita luovutuksia ei anneta kuin erillisen lain nojalla (esim. lastensuojelulaki).

  1. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietosuojan toteutumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, että sinulle rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Sinulla on oikeus:

  • pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
  • pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
  • peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

 

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla Kiteen ev.lut. seurakunnan seurakuntatoimistossa.

Kiteen seurakunta

Olkontie 4

82500 Kitee

Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

  1. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

PL 800, 00531 Helsinki

tietosuoja(at)om.fi

029 566 6700

Kiteen seurakunnan tietosuojavastaavan yhteystieto:

tietosuojavastaava.iita@evl.fi